Przeprowadzka firmy do nowego biura

Przeprowadzka biura zwykle kojarzy się z pudłami i transportem mebli, ale najwięcej kłopotów sprawiają sprawy, o których łatwo zapomnieć: formalności, internet i organizacja codziennego funkcjonowania pod nowym adresem. Poniższa lista porządkuje je w kolejności, w jakiej pojawiają się w praktyce. Przejdźmy przez to na przykładzie – załóżmy, że firma przenosi się z Pabianic do centrum Łodzi.

Przed podpisaniem umowy najmu

Obejrzyj lokal w godzinach pracy, a nie wieczorem. Sprawdzisz wtedy hałas z ulicy, dostępność miejsc parkingowych i dojazd komunikacją. W Łodzi wiele biur mieści się w odnowionych budynkach pofabrycznych z wysokimi sufitami i dużymi oknami. Wyglądają świetnie, ale warto zapytać o koszty ogrzewania, klimatyzację i to, kto odpowiada za mycie przeszkleń. Ustal też, co dokładnie wchodzi w czynsz: części wspólne, ochrona, recepcja, wywóz odpadów. Zapytaj o godziny dostępu do budynku, bo nie każdy biurowiec pozwala wejść wcześnie rano albo w weekend, a to ma znaczenie przy pracy zmianowej i przy ekipach serwisowych.

Przed przeprowadzką

• Zamów internet z wyprzedzeniem, bo podłączenie bywa najdłużej trwającym punktem całej listy.
• Zaplanuj rozkład biurek i gniazdek, zanim przyjadą meble.
• Ustal z zarządcą budynku termin wjazdu ekipy i korzystania z windy towarowej.
• Przygotuj karty dostępu albo klucze dla wszystkich pracowników.
• Spisz sprzęt, który trzeba przenieść i ponownie skonfigurować: drukarki, router, telefony, sejf.
• Poinformuj kontrahentów, bank i dostawców o zmianie adresu.

Formalności po zmianie adresu

Nowy adres trzeba zaktualizować w rejestrze: w CEIDG przy jednoosobowej działalności albo w KRS przy spółce. Zmień też dane na fakturach, w stopce maili, na stronie internetowej i w wizytówce firmy w Google. Klienci, którzy trafią pod stary adres, rzadko szukają nowego drugi raz.

Pierwszy dzień w nowym miejscu

Zanim zespół wejdzie do biura, lokal powinien być gotowy do pracy, a nie dopiero do rozpakowywania. Po montażu mebli i sprzętu zostają folie, kartony i kurz, więc warto zaplanować sprzątanie przed pierwszym dniem pracy. Przygotuj też podstawy: kuchnię z kawą i naczyniami, uzupełnione łazienki i krótką informację, gdzie co jest. Ludzie szybciej poczują się u siebie, jeśli pierwszego dnia nie muszą szukać ręczników papierowych.

Pierwsze tygodnie

To czas, w którym nowe biuro wchodzi w rutynę. Sprawdź, czy wszystkie stanowiska działają, czy sieć wytrzymuje obciążenie i czy sale spotkań wystarczają na potrzeby zespołu. Warto też od razu ustalić, kto będzie odpowiadał za sprzątanie biur w Łodzi przy nowym adresie, zanim pracownicy zaczną robić to sami. Harmonogram dopasowany do godzin pracy biura pozwala uniknąć sytuacji, w której odkurzacz rusza w trakcie spotkania z klientem.

Na koniec zbierz uwagi od zespołu. Po kilku tygodniach ludzie wiedzą już, co w nowym miejscu działa, a co wymaga poprawki. Lepiej usłyszeć to w krótkiej rozmowie niż w kuluarach. Część poprawek, jak dodatkowe gniazdka czy rolety w salce od słonecznej strony, kosztuje niewiele, a zmienia komfort pracy na lata.

Artykuł sponsorowany